出張に行った際に支給される日当。
この日当ってどんなものなのか何となくはわかるけど、どんな仕組みから支給されているのでしょうか。
また、一般的に1日当たりどのくらいが相場なのか、会社・従業員にとってどんなメリットがあるのかなど、様々な疑問点を下記にまとめてみます。
日当とは
「日当」とは、一般的に「出張に行った際につく手当みたいなもの」というイメージがあると思います。
ほとんどそのイメージ通りで、更に細かく簡単な言葉で言うと、「ある一定距離以上の出張に行った際には出張先で諸経費がかかってしまうため、本来は全て経費精算すればよいのですが、それをいちいち全て経費精算するのは出張者も経理事務も膨大な手間がかかるため、一定の金額を支給することとしたもの」です。
出張先での諸経費とは、通常会社にいたらかからなかったはずの携帯通話代、至急必要になったコピー代や消耗品などの雑費、細かな交通費、宿泊の場合の外食代などが該当します。
上記のことから「日当」とは、手当というよりかは「経費精算の概算精算」という意味合いが強いと考えられます。
日当っていくらくらいが妥当な金額か
この話をする前に前提条件として、一般的な日当は、給与や残業手当などとは違って所得税はかかりません。日当は、出張で通常必要と考えられている範囲内で1日当たりの金額を会社毎に決めているためです。この通常必要と考えられている範囲内である限り、日当は所得税の対象外となります。
では、この通常必要と考えられている範囲内というのはいくらくらいまでなのか。これには税法などにはっきりと金額の記載がないため答えはありません。金額を決定する際には、税理士及び経営陣と相談して金額の着地点を探っていくことになります。
金額の具体例を挙げるとすると、1日当たりの日当額が、
一般社員：1,500～3,000円
役員：3,000円～5,000円
程度だと合理的な範囲内ととらえる会社が多いのか、よく見受けられます。
更に、日帰りと宿泊、短期と長期、近距離、遠距離、海外などで変動するように設定している会社も多くあるようです。
但し、従業者と役員で差が大き過ぎると日当が認められなくなる場合があるので、ある程度の差までは問題ないですが、役員だからといって過度な優遇は避けるべきでしょう。
日当を支給するために準備すること
日当を支給するにも事前に準備しておかないことがあります。出張旅費規程の作成です。この出張旅費規程に基づいて支給される場合のみ所得税の対象外とすることができるため、日当を支給する前に必ず作成しておきましょう。
出張旅費規程の具体的な書き方などはインターネットにもひな形が多く公開されているのでここでの説明は省きますが、
①役員・従業者全ての社員が対象
②出張報告書を出すこと
上記2点は明記しておくべきでしょう。
①は、役員のみの場合だと役員のみの優遇とみなされるため、おそらく税務上認められません。日当が経費で落とせるのは全社員対象にした場合のみです。
②は、日当を支給するための根拠がないとこれも税務調査で認められない恐れが発生してしまうため、「いつ」・「どこに」・「何のために」出張したかの記録を残しておくために必要と考えられます。
経理処理
日当を支給した場合の経理処理上の勘定科目は、出張費と同様「旅費交通費」など出張費として計上する科目で問題ありません。所得税の課税対象外のため「給料手当」や「賃金手当」ではありません。
なお、日当は課税仕入れとして認められているため、消費税は「課税」として処理します。なお、海外に出張した場合は、課税仕入れにはならないため「不課税」です。
